跑断腿才搞明白：出纳借款手续需要哪些，少一张纸都得重来

去年冬天有一次我急得嘴角起泡，仓库那边催着要货款，这边财务跟我说手续不全不能打钱。我就纳闷了，公司的钱是老板的，为什么拿点钱救急的时候还要求爷爷告奶奶呢？我在财务室门口蹲了半天才明白出纳小姑娘的操作过程比我谈生意还多。其实很多老板跟我一样，在平时只管接单子，并没有想过自己要用到这笔钱时该怎么办出纳借款需要办理什么手续都是一脸懵逼的样子，最后不但耽误了时间，而且会被财务部门认为你不懂规矩。

一张借条为什么能让你跑三次？

第一次去办借款的时候，我天真地认为只要拿张借条签个字就行了。结果怎么样？被我们公司已经干了十年的老会计给轰出来了。她说：老板，这张借条上连一个借款的原因都没有，以后如果审计来了我要怎么解释呢

那时候我真想拍桌子。但是后来冷静下来想想，她是对的。公司不是自家的钱罐子，尤其是像我们这样的有多个股东的企业，每一笔钱的去向都要明明白白地知道。不说的话之后我就按照正常的程序走，心里反而踏实了。

出纳借款手续需要什么？我后来总结出来的最基础的"三件套"是跑不掉的：借条、审批单以及相关的附件。少一样就等着白费力气吧。

借款单据怎样填写才能不让对方退回？

这事儿说起来很简单，但是坑最多。我的一个做餐饮的朋友老周去年因为借款单填写不规范被财务退回修改了四次。第四次的时候他直接在办公室发飙了，吼着说："就是借两万元钱而已吗？至于怎样呢？"

至于。真的可以达到这种程度吗？

借款单上要写明以下内容：借款金额（大小写都要有）、借款用途、还款日期以及借款人签字。听着简单吧？但是你敢相信吗，老周第一次填的时候把还款日填写成了"年底"。财务问的是哪一年的年末呢？他当场就愣住了。

还有一个容易被忽略的地方就是金额的大写。很多人习惯用阿拉伯数字，随手一写就变成了"20000"，但是下面大写的那一栏却留空了。财务觉得这样的单子他们不敢要，万一有人私自加个零怎么办？出纳借款需要办理什么手续细节，这张单子就可以把很多人卡住。

审批流程需要签署几个字？

这是最让我头疼的地方。不同的公司情况不一样，我只能说出自己见过的几种情形来。

公司目前的规定是：5000元以下由部门经理签字即可；五千到两万需要副总加签；超过两万元要法人代表亲笔签名。去年有一个项目急着用钱，我直接找出了纳取款，结果小姑娘死活不给，说流程还没走完。那时候我很生气，觉得她不懂变通。

后来我才明白，她是在保护自己。万一钱出问题了，一个打工人能承受得了吗？

见过最夸张的是一家国企的朋友，借五千块钱要签七个字。从科室主管一路做到分管副总的过程中还要担任过财务部和审计部门的相关工作。每次借钱之前都会做心理建设，比相亲还累。

不同金额所对应的审批层级

具体怎么分，各个公司规定不同，我只能给出一个大概。一般小额借款（一两千块钱）可以由部门主管批准；中等金额（几千到两万左右），需要分管领导签字才能通过；大额借款则要召开会议或者法人代表签名才行。具体的数字我已经记不太清楚了，你们去办的时候最好先跟财务确认一下，别傻乎乎地拿着单子到处找人吧。

附件材料才是真正的"隐藏关卡"

这是踩坑最多的地方，没有之一。

前年年末，公司要买一批办公用品，我让行政先垫支。结果出纳问我有没有采购清单、比价单以及供应商的报价单。我当时就懵了：钱还没付呢怎么会有报价单？

后来才知道，借款要有"事由支撑"。不能说借钱就完了，要说明这笔钱是用来干什么的，并且这个用途应该是合理的、合规的。出差借的钱要用到差旅费上；采购花费需要有购买记录和比较材料等文件作为支持证据；工程预付款必须附带合同以及进度确认单据等证明资料。

说白了，出纳借款需要办理什么手续附件，用作借贷之需。财务并不是故意刁难你，他们也是为了规避风险。

网上查不到的"潜规则"

干货来了，百度上找不到的东西就不要去搜了。

我的一个做财务的朋友私下里告诉我，其实很多公司内部都有不成文的规定：周五下午两点以后不要去办理借款。为什么？那时候银行基本上不受理对公转账了，就算你办好了也没有用处，钱出不来。而且星期五的财务要扎账子的时候再去添乱的话，人家心里会好受吗？

另外：每个月的25号到月底，财务忙着结账、报税，这个时候去申请借款被退回的概率很大。我现在学乖了，在月中的时候花钱会比较好一些，因为这时候财务的心情比较好的情况下审核也比较宽松。

另外，各个银行的到账时间也不同。我们公司用的是建行，同行转账基本是实时到帐，跨行的话有时候要等上半天。有一次我急着给供应商打钱，上午办了借款手续下午三点还没收到款，差点出问题。后来我就学会了大额跨行转账提前一天办理的方法

还款的时候也不要失手

借了钱之后就万事大吉了吗？还款也是一门技术活。

见过太多人借钱之后就把还款日期给忘了，等到财务催的时候才想起来。小了是记忆力差一点，大了就是信用问题。公司里有一个销售员去年借了一万元现金作为出差备用金，回来后发票一直没有交过来，并且借款也一直没还上。年底清算时，财务直接把他的奖金扣下来抵账了。他闹到人事那里去了之后还是他自己吃亏。

正确的做法是：钱花完之后，马上把发票整理好，并且填写一张报销单，多退少补。如果借款没有全部使用完毕的话，就把剩下的款项退还给公司的账户上，请出纳给你开一张收据。别觉得麻烦了，这是为了保护自己。

还有个事情要提醒一下：发票的抬头、日期和金额一定要与借款用途相符合。有一次我拿着餐饮发票来抵交通费用的时候，直接被财务打回来了。她说："你借钱时说要用钱去坐车，但是报账的时候怎么变成了吃晚饭了？"当时我的脸红得像个公鸡一样，赶紧回去了重新找票据。

一些容易被忽略的小细节

最后再提几个小问题，都是我用真金白银换来的经验。

• 借款单最好用黑色水笔填写，不要使用圆珠笔或者铅笔书写，以免字迹模糊。
• 金额有变动的地方要在旁边打个叉或者盖个小章，否则会被认为无效。
• 如果是现金借款的话，提前跟出纳沟通好，让他准备好钱。到时候去了人家说库里没有那么多的钱了你又要跑一趟。
• 借款用途要写得具体一些，不能只用"备用金"这三个字。写出是某某项目采购备用金还是某月出差备用金这样以后查账也方便了

这些细节看起来不大，但是到了做事情的时候少一样就会让你跑断腿。

在做借款之前，我都会先列一个清单，把需要准备的东西一项项勾掉。借条写完了没有？审批签字了么附件齐了吗？确定没问题之后再去财务室吧省得来回折腾，大家都方便一些

另外还有一件事情需要说明一下。各个地区、各个行业以及各种大小不同的公司，具体的要求可能会有所不同。我对本地区的了解比较多一些，在别的地方不敢随便说。如果你们拿不准的话，最好先问一问自己公司的财务人员，他们说得才更有分量。

下次办借款的时候，先把这篇文章拿出来看看，心里有个底比较好。不要像当年的我一样，在财务室门口干着急了。