部门借款的分录有哪些？一个财务老手踩过的那些坑

上周三下午，我在一家制造业公司财务部进行采访的时候，在场的有老张这个财务经理。原因很简单——新来的出纳把一笔部门备用金借款做错科目了，月底对账时差了整整三万元钱，查了好几天也没有找到问题所在。老张指着那张凭证对我说道："就一个小小错误就把我们三个给折腾了一个通宵。"这件事让我联想到一个问题：部门借款的分录有哪些？看起来简单，但实际操作起来会有很多坑。

部门借款会计分录总是出错

采访过的财务人员有五六十位，其中大概有一半的人在这件事情上出过问题。为什么呢？教科书上的流程是标准的，但是在实际的操作过程中却有很多奇怪的情况发生。我的一个代理记账公司工作了六年的朋友说，在她公司的每个月的业务里至少有十几笔借款分录需要调整。踩坑是很正常的嘛

咱们先不要急着记分录，先把一个事情搞清楚——部门借款和个人借款、公司之间的借款是不一样的。很多人一开始就没有弄清借的钱是谁的，钱是从哪里来的，用到什么地方去的。

正常借款时的会计分录怎么写

最常见的就是部门因为业务需要向公司财务借一笔备用金。比如销售部要出差，可以先借用5000元作为差旅费用钱从公司的账上划出但是还没有产生实际的费用属于预支性质

正确的做法是借记"其他应收款——部门备用金"或者"其他应收款——XX部门"，贷记"库存现金"、"银行存款"。听上去很简单吧？但是这里面有一个细节很多人忽略了：摘要怎么写。我见过很多凭证摘要只写了“借款”两个字，两个月之后谁也想不起这笔钱是干嘛用的了。

去年10月我到一家物流公司调研，财务主管给我看了一份2021年的挂账记录到现在还没消掉。为什么呢？当时摘要上就写了"借款"两个字，经手的人离职了，部门负责人也换了，没有人能够说明这笔钱到底有没有花出去、花了哪里。五万元啊就这样悬着。

摘要规范比科目更重要

这可能就是我的观点，但是我认为：摘要中应该包含借款部门、借款人、借款原因以及预计还款时间。比如销售部的张三借了上海出差备用金，估计是11月20日还清。啰嗦？半年之后你再查账的时候就知道省了多少事了。

部门借款的分录有什么特殊情况

正常流程已经讲完了，现在来聊一聊教科书里没有提到的情况。这也是我最想分享的内容，在采访中听到的真实案例大多是出现在这些"非标准"的情境之中。

第一种情况就是借款金额超过部门备用金限额。很多公司规定部门备用金不能超出一定的数额，例如两万元左右。但是临时出现大额支出要预借的时候呢？这时有些财务会把借款记入"其他应收款——个人借款"科目，并且将这笔款项挂到具体经办人的名下。这样做存在风险，因为个人借款和单位借款在税务检查时的认定标准不同。

第二种情况：跨部门借款。什么意思？就是A部门的钱不够用，向B部门临时借一笔钱。小公司里这样的事经常发生。我采访过的一个创业公司在市场部做活动的时候预算超了，在研发部的项目经费上直接拿走了八万块钱。两边主管口头确认过了之后，财务这边没有正式入账，就记了一个流水记录。年底审计时发现研发部门项目的支出和之前申请不符之处在于市场上找不到这笔钱的来源市场方面也解释不清楚收支情况最后怎样解决的？补了很多说明材料，请老板签字背书，折腾了半个月左右。

跨部门借款的正确做法应该是：先由借款部门提出申请，按照正常的流程从财务处支取款项；出借方如果真的有富余的资金可以"借用出去"的话也应该通过财务渠道进行内部调拨，并不能私下转账。分录上仍然使用“其他应收款”和“其他应付款”的科目来记录各个部门的挂账情况。

还款和冲销的分录怎么写

借款只是第一步，后面要还钱和冲销就麻烦了。部门借款分录有哪些还款情况？主要有三种：用发票报销来抵扣、退回未使用过的现金以及——最让人头疼的是——借来的费用变成开支。

报销冲账。部门借了钱，花完之后拿发票来报账的时候要做的两件事情就是确认费用、还款销帐。借记相关科目（如管理费用——差旅费），贷记其他应收款——部门备用金。如果有余额需要退回的话，则需要将库存现金增加到账户上。

听着挺顺吗？在实际操作中有哪些地方存在缺陷呢？发票上的金额和借款的数额不相符。我遇到过这样一个例子：部门借了三万元，最后用上了两万八千元的发票，剩下两千块钱说"花掉了但是没有票据"。财务部卡着不让出账，而业务部却认为我们太死板，在僵持了一个多月之后。到底怎样？走的是负责人的个人报销的方式才算把账平了。

再说借款转费用的问题。有些公司为了省事，在年底的时候就把所有的未还部门贷款直接算作费用入账了。这样做风险很大。一位我采访过的税务师明确表示，如果没有真实的发票作为支撑的话，在税务稽查中这样的行为会被认为是虚增成本的违法行为，轻则补税加罚款，重则——我不再继续吓唬你了，反正都不是什么好事情。

当年我做错过的分录

说到这儿我就得自曝一个糗事了。2019年我刚入职做财务的时候，有一笔部门借款直接记成了"应收账款"。就是这个账款的问题吧！那时候刚毕业，脑子一热觉得反正都是别人欠公司的钱，就随便选了一个科目。

结果怎么样？月底结账的时候资产负债表总是不能平衡，主管找了半天才发现我的"杰作"。被骂了就算了，但是凭证已经被装订好了，还要重新拆开重做一下。从那时候起我就知道科目分类不是随便选择的，每个科目的意思和用途都是不一样的。

我想把这段话分享给所有做财务的朋友：部门借款的分录里可以使用的科目有哪些、不可以使用的是什么，心里要有一个账本。"其他应收款"是最常用的选择，但是也要结合公司的实际情况以及会计准则来判断。不要像我当年那样主观臆断。

一些容易被忽略的小细节

最后分享一些我在采访中得到的"业内经验"。这些东西在网上找不到，都是踩坑后总结出来的。

第一，借款审批过程要有记录。很多小公司都是主管口头说"借给他"，财务就给钱了。等到要查的时候，并没有书面的证据留存下来。建议即便是小额借款也需要有审批单或者邮件确认。这件事情属于行政流程范畴之内，但是和会计分录有着直接的关系——如果没有相应的审批文件的话，你敢不入账吗？

第二，定期清理挂账。见过最夸张的一家公司，在"其他应收款"科目下有一百多万的部门借款记录，最早一笔可以追溯到五年前。财务换了好几任，谁也说不清楚这些钱是怎么回事。新来的财务总监花了半年时间逐笔核对之后发现有六十多万元完全收不回来只能计提坏账了。血亏

第三，各个城市之间可能会存在一些政策上的差别。我不敢说太绝对了，但是据我所知，在某些地方的税务机关对于"其他应收款"长期挂账的情况会查得比较严格，并且要求企业说明款项性质以及用途。如果解释不清楚的话会被认为是变相分红或者工资薪金需要补交个人所得税。各地的具体操作方式可能会有所不同，建议向当地专业人士咨询一下。

第四，借款期限要写明。很多公司出借的钱没有设定还款日期，最后就变成了"永久借款"了。建议在审批的时候就把这个规定出来：这笔钱要在多少天之内还清或者报销冲账。超期不处理的可以从部门负责人工资中扣除或者是计提坏账。当然要把这件事情纳入公司的制度当中去，并且不能由财务自己决定。

写了这么多，其实想说的是：会计分录看起来是技术活儿，实际上却是管理活儿。每一条记录都有真实的业务和人支撑着，在出错的时候除了账面上的数字不对应外，还会导致一系列管理工作上的疏漏。老张摔凭证这件事表面上看是出纳科目的错误，实质上是因为公司没有规范化的借款制度造成的。

如果你正在从事财务工作或者打算进入这个行业，记住我的这句话：先把业务流程弄明白再开始写分录。