出差的借款单有哪些？跑了十年业务，这几张纸我填错过无数次

上个月财务把一叠报销单扔给我，说我填的差旅借款单又不对了，款项一直批不下来。我当时就懵住了，在这些年做生意的过程中大大小小地借过很多次钱，怎么还会出错呢？财务白眼相看道："老板，现在的规矩早就变了你还用老黄历办事"说实话那会儿挺尴尬的。这才发现以前创业的朋友或者新入职员工对出差期间的借款单有那些这个问题，可能跟我一样，在脑子里还是一团糟。

一张借款单应该怎样写

很多人认为借款单就是随便拿张纸写个金额就可以，这样的想法太天真了。正规的借条有固定的格式。我见过最多的就是一式三联的票据，第一联是存根留给财务部；第二联用于记账给会计用；第三联回执由客户撕下带走。”

其实这张纸并不可小视。见过业务员自己写的借款单，金额大小写不一致的情况发生过几次了呢？更离谱的是用便签本写了份借款申请书，领导签字也盖上了章，但是财务那边根本不承认。这件事没有商量的余地。

出差的借款单有哪些主要部分

既然提到这一点，就要分清，在不同的公司、不同的场景中要填写的内容是不一样的。这些年跑业务的时候见过各种各样的单子，但是归根结底还是这几样东西。

第一是借款的原因，一定要写清楚。你是去拜访客户、参加展会还是到分公司办事？不能只用"出差"这两个字来表示。有一次我就写了"出差"了，财务打电话问我去了哪里、待几天以及找谁。后来我学聪明了，在每次写的都是"赴上海拜访XX公司洽谈合作事宜"一次性通过。

第二就是借款额度的问题。这个坑挖得最深了。很多人认为可以填个大概，回来再补差就行了错！大错特错！现在很多公司都要要求借款金额和预算明细对应上。你报了一万块钱的预算是没有依据的支持的吧？

第三就是还款日的预计。我已经吃过亏了。有一次我填写的是"出差回来一周之内还清"，财务却认为这个时间不精确，并且需要具体到年月日上。后来每次我都填具体的日期，比如2024年3月15日前归还未出过问题。

差旅借款申请单怎么填才能不被退回

说到这儿，我得说去年发生的一件事。我的公司新来了一名销售人员，小伙子很机灵但是填写表格的时候比较随意。他要去广州出差了，在借款申请单上事由一栏里写的是"出差广州"，金额处填上了两万元。财务问他需要行程安排以及预算明细时，他愣住了，并说以前的公司不需要这些东西。

结果怎么样？单子被退回了三次。第一次是由于事情的描述不够具体，第二次是因为金额没有预算支撑，第三次是没有附上出差审批表。小伙子差点把行程耽误住了。后来我专门抽时间给他讲了一遍，他才明白过来。

填好差旅借款申请单，最核心的一点就是让审批人挑不出毛病来。要从财务的角度去考虑问题，他们每天审核这么多单子，你写的越详细，他们就越省事，你的订单通过审核的速度也就越快。两者都是正确的。

容易被忽视的附件材料

除了借款单之外，现在很多公司还需要提供一套完整的材料。出差审批单要提前找领导签字。还有行程安排，往返时间、目的地、交通工具等都要写清楚。预算明细也非常重要，住宿标准、交通费、餐费补贴等等都需要详细列出。

我的一个做外贸的朋友，他们公司要求更严格一些，在出差借款的时候还要有客户的邀请函或者会议通知。没有这些佐证材料的话，直接把申请打回了。各个行业、各家公司规矩差别很大。

不同类型的公司借款单有什么区别

国企、外企、民企以及我们这样的小微企业，借款单的样式和要求完全不同。

国企最麻烦，从头到尾的审批流程下来得个三五天是搞不定的。借款单上签字的地方就可以占一半多的空间了，部门负责人、分管领导、财务负责人、财务总监等等的人名都要签一次，有的还要总经理亲自签名。我的一个同学在国有企业担任科长职务时说，在他们单位出差报销的时候如果金额超过五千的话就要开会讨论一下，等到批准下来黄花菜都已经凉透了。

外企比较正规，有统一的系统，在线填写就可以了。但是审核的标准一点都没有放松反而更加严格了。我以前在外资企业工作过两年时间，出差借款的时候需要填很多东西，并且要上传会议邀请、行程确认邮件等资料。好处是只要审批通过之后就可以马上拿到钱了，一般两个工作日之内就会到帐。

民营企业以及小微企业相对来说比较灵活。我自己的公司，员工出差借款只需要填写一张简单的单子就可以由我签字后交给财务处理了。但是应该有的要素还是要有的，并不能太随便。很随意的吧，账目一乱到年底审计的时候你就知道有多头疼了。

找不到的实操经验

其实网上很难找到这些东西。我干了这么多年，踩过的坑一个接一个地数过去都是真金白银换来的教训。

第一，借款金额不要填得太少。不是因为不够花钱才审批通过的，而是为了更容易被批准而填写得更小一点。两万和一万五提交给审批人时的心理感受是不一样的。一般我会让员工先大概算一下再打个八折填上，如果不足的话就回来报销补足差额。借款金额较小、领导签字也没有压力。

第二，借款单上所标注的日期是有讲究的。我是听一个做财务的朋友说的，在他们公司内部有一个不成文的规定就是月底这几天提交来的借款申请会被放慢处理速度。因为月底要结账、出报表很忙，哪有时间去审你借的钱。所以我现在让员工在每个月中旬的时候就提出来，效率提高了很多。

第三，还款日期不要填得太长。出差借款为临时周转使用，一般不超过一个月时间。你填写的是两个月左右才还款的话，财务就会怀疑你是想挪用公款了。有一次我出国出差时行程比较久，我把45天还钱的时间给写上了，后来公司里的同事也打来电话进行确认。以后我就聪明了一点，就算旅程很远也要先填上30天，在真正没钱的时候再去申请延长还款期。

填写完借款单之后需要注意些什么

单子填好了，审批也通过了，事情还没有结束。很多人认为拿到钱就万事大吉了，这样的想法很危险。

借款到账之后，最要紧的就是把单子拍下来存档。别笑我了，我是认真的。见过太多次财务那边说找不到借条或者金额不对的时候员工拿不出证据最后闹得鸡飞狗跳的。现在科技发展这么快，在关键时刻拍照只需要几秒钟的时间就可以省下很多麻烦。

第二件事就是记得还款日。非常重要的一点要记住。我的一个员工出差借了五千块钱，回来之后就把还钱的事给忘了。三个月后财务清账的时候发现他还有一笔借款没有归还，在上报给我时直接写上了这个情况。虽然金额不大，但是这个人可信度在我心里打了折扣。后来我规定所有的借款都要在回公司一周之内全部结清，逾期不还的从工资中扣除。

最后说两句实话

出差借款这件事看起来不大，其实里面有很多门道。填单子的时候多花五分钟时间，在后面就可以省下五个小时的麻烦了。我现在跟员工说不要嫌麻烦规矩是为了帮助你而不是害你的。

另外还有一件事情要说明一下。不同的城市税务稽查力度不同，我这边是二线城市，相对来说比较宽松一些。北上广深等大城市的查处更加严格，借款单据不合规的话，轻则补税罚款，重则背上法律风险。所以如果你在这些地方做业务的时候一定要规范好自己，不要因为小事情而影响到大的利益。

下次填借款单的时候，先把这篇文章翻出来看看，保证你会少走弯路。